劉錚雲主編：明清檔案文書（一）
臺北：國立政治大學人文中心，2012年
附錄
一、公文用語
1. 謹奏(題)
清代題奏本章及奏摺等文書，首行書寫銜名，銜名下接著寫「謹」字落地，以示恭敬。接著另起一行書寫「奏」、「題」表明公文書種類，而且照規定須擡高一格書寫，即一擡，是文書擡寫制度。在「謹奏」、「謹題」之後接著寫事由、正文，文末亦以「謹奏」或「謹題請旨」結束。最後書寫日期及銜名。
2. 為……事
清代公文開頭的固定用語，用來說明發文的事由，亦即行文的目的。其後，接著寫正文。
3. 奉上諭、奉旨
清代諭旨，其性質種類不一。據《大清會典》：「特降者為諭，因所奏請而降者為旨，其或因所奏請而即以宣示中外者亦為諭。其式，諭曰內閣奉上諭，旨曰奉旨，各載其所奉之年月日。」其宣示中外者即為明發上諭，一般以「內閣奉上諭」字樣頒發，但特降的上諭，亦間有省略「內閣」字樣，而只書「奉上諭」。
4. 特諭
清代諭旨，有因事而特降之諭旨，其形式各異，但文末常以「特諭」二字結尾。例如因鄭成功事件而頒布之海禁敕諭，黃紙墨書，滿漢文合璧，文尾皆是以「特諭」結束。
5. 面論
當面下達旨意，或交待，或吩咐。
6. 欽此：
欽是對皇帝所做所說事情尊敬說法，引敘諭旨，用「奉上諭」或「奉旨」起頭，至「欽此」結束。
7. 奉本署院牌開
清代公文轉引上級衙門來文的固定用語。首先以「奉」、「准」、「據」等字交代與來文衙門的上下關係，上級來文用「奉」，即「捧」的意思，是對上級表示尊敬的說法；平行衙門來文用「准」，下級來文則用「據」。又牌是下行文書，牌開是指牌文中開列的意思，表示轉引開始。如轉引平行、上行文書，則分別用「咨開」、「詳開」。
8. 准吏部咨開
清代公文轉引平行衙門來文的固定用語。「准」，依照、依據的意思。引敘來文時交代來文衙門，平級來文用「准」。咨，即咨文，是一種平行文書，各部院之間，部院與各省總督、巡撫、都統、將軍之間；總督與巡撫之間，往來的一種文書。准吏部咨開，是指依照吏部咨文內開，表示轉引開始。
9. 吏科抄出
題本票簽進呈皇帝欽定之後，發下批本處，照皇帝的旨意以紅筆批寫於本面，題本就稱做「紅本」。紅本發交收發紅本處後，按照本內的事件性質應交何部辦理，通知都察院該科給事中前往內閣，抄錄紅本後發交該院處理。
10. 案呈
清代各部院處理日常事務，由有關的司擬稿，其稿本由堂官審定，是為呈堂稿。標明呈堂稿開始，用「案呈」二字。
11. 據此
用於下級來文引敘結束，轉入下文，「據」是根據、依據的意思。若結束平行衙門來文，用「准此」；若結束上級衙門來文，則用「奉此」。
12. 為此
常見於公文中的最後一段，以結束公文。題奏本及奏摺中常見之「為此，謹奏」、「為此，謹題」、「為此，謹題請旨」等，與「相應」、「理合」意義相類，平行文、下行文也可使用。
13. 竊照、竊惟
竊，私自、私下之意。在公文中表示謙虛，竊照、竊惟，意思相類，用於事實清楚，不必查閱案卷即明白之事實。
14. 切
交切詞，不用一層一層引述，故是謙稱又是省略，開門見山之語，進入正題。
15. 相應
「相應」、「理合」、「合行」表示應該之意。常見於公文中的最後一段，以結束公文。常見之「相應具題」、「理合具題」與「為此」等詞，意義相類。
16. 議得
看語之一種，清代各部院對皇帝交議事件，陳述自己看法時，因為強調是交議事件，使用「議得」，而非「看得」。「看得」在敘述刑名案件時，用來引出案件的判詞，如果是兩個或二個以上的部院會議，就用「會看得」。
17. 查得
看語之一種，指經過查卷以後得出看法的意思：如係兩個單位會議，用「會查得」。
18. 護理
官員公出時，以官階較小之官員代理，即以下理上，以小理大，曰護理。如總督、巡撫出缺時，以布政使或按察使代理其印務。
19. 署理
凡官職出缺或離任，以其他官階相近之官員暫行代理其職務，稱為署理。如總督、巡撫印務可以互相署理。
20. 查……在案
引述文件時，簡述前案，一般用「查」開頭，用「在案」結束敘述。
21. 前來
引述文件之後，表明文件到達之詞，使引文間之承轉關係更加清楚。
22. 等因、等語、可也
表示引述文字結束的用語
23. 等因……奉此
引述上級來文之後，與「等因」連接使用，提示以下內容是敘述辦理情形。
24. 須至…者
清代公文書結束用語，用於公文之末。「須至」之後接公文名稱，多用於平行文，如「須至揭帖者」、「須至咨者」，惟亦可用於上行或下行文，如「須至呈者」或「須至牌者」。
25. 奴才
稱謂用語，清代奏摺，滿員在請安、謝恩等摺內，稱奴才而不稱臣。
26. 臣
稱謂用語，因公事具題或進摺本，滿漢大臣之自稱。
二、文書種類
1. 詔書
清朝以皇帝之名頌布的命令主要有制、詔、敕等形式。其中詔書的目的乃向天臣民布告國政或是垂示彝憲。其書寫格式例以「奉天承運，皇帝詔曰」開宗，用「布告中外／天下，咸使聞知」結尾。詔書多由內閣撰擬，再呈請皇帝欽定。惟古來帝王多以死為忌諱，臣工往往無由預聞聖意以草擬遺詔，皇帝臨終前恐亦未得寓目定案。然而這一道皇帝最後的命令，卻可能是其在位中最重要的一道命令。
2. 題本
清沿明制，中央與地方官員向皇帝言事的公文書，稱為題本，私事則用奏本。題本末多有「貼黃」，摘錄全本要旨。凡進呈題本、奏本，須經內閣票擬諭旨，得旨後批紅，即發交各關係衙門執行。原存各科的紅本，年終繳回內閣，收貯於紅本庫。題本制度，於光緒二十七年(1901)八月廢止，改題為奏，奏摺遂取代了題本。
3. 奏本
清沿明制，公題私奏，臣工本身私事俱用奏本，不許用印；本末多有「貼黃」，摘錄全本要旨。奏本進呈御覽，處理步驟與題本相同。所謂公事私事，其間的區分並不明確，雖資深疆臣亦多誤用，致遭糾參。乾隆十三年(1748)十一月，頒諭廢除奏本，將例用奏本之處俱改用題本，以示行簡之意。自明以來實行已久的奏本制度，正式廢止。
4. 奏摺
本面居中書「奏」，不加蓋任何印信關防。清代使用奏摺，始見於康熙年間，奏摺內容不受公事、私事的限制，繕摺後裝入摺匣，外包以黃綾，派遣親信家丁等進京呈遞，直達御前，由皇帝親自以硃筆批示。或在簡端，或在行間，或在尾幅，謂之硃批。經過硃批的摺子，稱硃批奏摺，乃發還原具奏人。自雍正即位後，除放寬使用奏摺的特權外，並命內外大臣將奉過硃批奏摺，查收呈繳，並成為定例，硃批奏摺繳回宮中後，貯放在懋勤殿等處，習稱「宮中檔」。
5. 揭帖
清代各省督撫提鎮進呈題奏本章時，隨本附上揭帖數通，一送通政司備查，另送相關部科。揭帖的內容，與題、奏本相同，揭帖隨本章到通政司以後，照例於送本次日，令提塘分送各院衙門。而各省本章經轉送內閣，尚須繙繹繕寫，方得進呈。雍正十二年(1734)改定，通政司送本至內閣，仍將揭帖加謹收貯，俟五日後，再行分送各部院。這五日時間，與本章進呈之期相近，各衙門辦理事件，既不遲延，亦可杜書吏傳謄漏洩之弊。揭帖本面書「揭」或「揭帖」，末幅書「除具題外，理合具揭，須不至揭帖者」。
6. 移會
移會是一種平行文書。通政司、大理寺除行文各部附用咨外，其餘皆用移會；六科各道、內廷各館、內閣典籍廳、稽察房、中書科等處行文各部、院、寺、監，也都用移會。
7. 咨
咨為各部院等衙門之間，相互行文時使用的平行文書，各部院與各省總督、巡撫、都統、將軍之間；督撫與提督、巡撫、司、道與總兵等文武衙門之間相互行文均使用咨文。
8. 詳
即詳文，是一種上行文書，由下屬詳言其事於上司，並且是向直屬上司申報。例如知縣詳所屬直隸州知州，府廳詳司，司詳督撫，並候上司批示。直到督撫用題本進呈皇帝。又如係二個單位會同上報事情，即用「會詳」。
9. 稟
清沿明制，人民向官署有所訴求時，使用稟狀，印有一定格式。有訴訟時，原告所具之告狀，被告之申之訴狀，亦可稱為稟狀，簡稱狀。又稟文，亦用於向上司請示公事。
10. 告狀
訴訟時，原告所具狀紙，稱告狀。被告申訴時用訴狀。狀紙印有一定格式，狀面上開列被告、干證、代書及戳記等項。狀文第一行書寫告狀人姓名、籍貫、住址、距城若干里、年歲等項。接著在格內填寫狀文緣由，格子外第一行是受文主管官員及批語。狀尾開列若干條文，說明何種情況下不予受理。
11. 訴狀
訴訟時，被告申靠時用訴狀，其狀式與告狀相同。
12. 牌
牌是一種下行文書，總督、巡撫、司、道、府等下行文多使用牌。凡行文所屬下級，亦使用牌文。後來地方衙門的下行文普遍使用程式簡便的札、按驗等，牌遂多用於例行公事。
13. 票
票是一種下行文書，主要作為差遣差役的憑證文書，出具差票時，票上寫明事由，並註明「去役毋得藉票需索、滋事、遲延」以為約束差役之警語。
資料取材自：
- 劉文杰：《歷史文書用語辭典》，成都：四川人民出版社，1988。
- 張我德、楊若荷、裴燕生：《清代文書》，北京：中國人民大學出版社，1996。
- 張偉仁：《清代法制研究》，臺北：中央研究院歷史語言研究所專刊之七十六，1983。
- 莊吉發：《故宮檔案述要》，臺北：國立故宮博物院，1983。
王健美、吳月亮、李慧敏、林銀花、林億梅、陳妙芬、陳幸慈、劉香蓉整理
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